Tornar a l’inici

Automatitzacions per a negocis

Si copies dades d’una eina a una altra, prepares el mateix informe cada setmana o tens dos programes que no es parlen, ho puc programar perquè passi sol.

És la feina que faig cada dia com a desenvolupador: connectar un CRM amb altres serveis perquè les dades passin soles de l’un a l’altre.

Explica’m quina tasca repeteixes

Jaume Pérez SentísDesenvolupador web a Barcelona

Per començar, em va bé saber

  • Quina tasca és, amb quina freqüència la fas i quant temps t’ocupa.
  • Quines eines hi intervenen: programa de gestió, fulls de càlcul, la teva web, un CRM, el correu.
  • Si aquestes eines deixen treure les dades (en un Excel, per exemple) o tenen API, que és la porta perquè un altre programa els demani o els passi dades. Si no ho saps, ho miro jo.
  • Què passa avui quan alguna cosa surt malament i qui ho arregla.

Tasques que et pots treure de sobre

Exemples il·lustratius, no casos de clients. Cada cas depèn de les eines que facis servir.

  • Copiar dades entre eines

    Ara
    Cada comanda o reserva que entra per la web la tornes a escriure al programa de gestió o en un full de càlcul.
    Automatitzat
    Arriba sola on la necessites, amb els mateixos camps cada vegada.

  • Preparar informes

    Ara
    Cada setmana ajuntes dades de diversos llocs al mateix Excel, a mà.
    Automatitzat
    L’informe es genera sol i t’arriba per correu o queda en una carpeta.

  • Sincronitzar informació

    Ara
    Actualitzes estoc, preus o contactes en dos sistemes i de vegades no coincideixen.
    Automatitzat
    Un mana i l’altre s’actualitza a partir d’aquest; si alguna cosa no quadra, t’arriba un avís.

  • Aprofitar el que els teus programes ja permeten

    Ara
    El teu programa o el d’un proveïdor es pot connectar amb d’altres, però ningú no ho aprofita i les dades es passen a mà.
    Automatitzat
    Un programa petit, fet a mida, passa les dades de l’un a l’altre i apunta tot el que ha fet.

Com ho faig

  1. Revisar eines i accessos

    Miro quines eines fas servir, com es poden connectar i quins accessos calen.

    Reps: què es pot automatitzar i què no, per escrit.

  2. Què farà i quant costa

    Concreto què farà l’automatització, què no, què passa quan alguna cosa falla i quant costa.

    Reps: pressupost tancat, amb el que hi entra i el que no, per escrit.

  3. Desenvolupar

    La programo per parts, començant pel que et fa perdre més temps.

    Reps: avenços que pots provar.

  4. Provar amb dades reals

    La provem amb dades de debò, inclosos els casos estranys, abans de deixar-la funcionant sola.

    Reps: la llista del que s’ha provat.

  5. Lliurar

    La deixo en marxa, amb avisos si falla, i t’explico com revisar-la.

    Reps: l’automatització funcionant i una guia curta.

Límits i dependències

Te’ls explico abans de pressupostar, no després.

  • Depèn de les teves eines: han de deixar treure o posar dades, amb un Excel, un fitxer o la seva API. Si no ho permeten, no hi ha drecera.
  • Alguns programes cobren per connectar-s’hi o ho limiten segons el pla. Aquest cost és teu i el veiem al principi.
  • Si una eina canvia la manera de donar les dades, l’automatització necessita un ajust. Per això convé un manteniment.
  • Treballo amb accessos propis per a l’automatització i amb els permisos justos, no amb la teva contrasenya personal.
  • Si mou dades de clients, revisem on es guarden i qui les veu.
  • El que necessita criteri ho continua decidint una persona: l’automatització fa el mateix cada vegada i avisa del que no encaixa.

Preguntes habituals

  • Funciona amb el programa que faig servir?

    Depèn del programa. Primer miro si deixa treure les dades o connectar-s’hi, i fins aleshores no et prometo que es pugui. Si no es pot, t’ho dic abans de pressupostar.

  • Ja faig servir Zapier o Make. Té sentit alguna cosa a mida?

    Per a casos senzills, amb aquestes eines n’hi ha prou, i t’ho diré. El que és a mida compensa quan es queden curtes, es compliquen o surten cares per volum.

  • On s’executa l’automatització?

    Depèn del cas: dins d’una eina que ja tinguis o en un ordinador a internet (un servidor) que la posa en marxa quan toca. Si en cal un, el seu cost va a banda i queda a nom teu.

  • I si un dia falla?

    Es dissenya per avisar: si una execució falla, ho saps i no es perden dades en silenci. Què es fa aleshores ho acordem abans del pressupost.

  • Quant costa?

    Depèn de quantes eines calgui connectar, del volum de dades i de com d’endreçades estiguin. Et dono un pressupost tancat per escrit després de revisar les eines.

Quina tasca repeteixes cada setmana?

Explica’m què fas a mà i amb quines eines. Et dic si es pot automatitzar i per on començaria.

Explica’m quina tasca repeteixes

Altres pàgines