Volver al inicio

Automatizaciones para negocios

Si copias datos de una herramienta a otra, preparas el mismo informe cada semana o tienes dos programas que no se hablan, lo puedo programar para que ocurra solo.

Es el trabajo que hago a diario como desarrollador: conectar un CRM con otros servicios para que los datos pasen solos de uno a otro.

Cuéntame qué tarea repites

Jaume Pérez SentísDesarrollador web en Barcelona

Para empezar, me sirve saber

  • Qué tarea es, cada cuánto la haces y cuánto te ocupa.
  • Qué herramientas intervienen: programa de gestión, hojas de cálculo, tu web, un CRM, el correo.
  • Si esas herramientas dejan sacar los datos (en un Excel, por ejemplo) o tienen API, que es la puerta para que otro programa les pida o les pase datos. Si no lo sabes, lo miro yo.
  • Qué pasa hoy cuando algo sale mal y quién lo arregla.

Tareas que te puedes quitar de encima

Ejemplos ilustrativos, no casos de clientes. Cada caso depende de las herramientas que uses.

  • Copiar datos entre herramientas

    Ahora
    Cada pedido o reserva que entra por la web lo vuelves a escribir en tu programa de gestión o en una hoja de cálculo.
    Automatizado
    Llega solo al sitio donde lo necesitas, con los mismos campos cada vez.

  • Preparar informes

    Ahora
    Cada semana juntas datos de varios sitios en el mismo Excel, a mano.
    Automatizado
    El informe se genera solo y te llega por correo o queda en una carpeta.

  • Sincronizar información

    Ahora
    Actualizas stock, precios o contactos en dos sistemas y a veces no coinciden.
    Automatizado
    Uno manda y el otro se actualiza desde él; si algo no cuadra, te llega un aviso.

  • Aprovechar lo que tus programas ya permiten

    Ahora
    Tu programa o el de un proveedor se puede conectar con otros, pero nadie lo aprovecha y los datos se pasan a mano.
    Automatizado
    Un programa pequeño, hecho a medida, pasa los datos de uno a otro y apunta todo lo que ha hecho.

Cómo lo hago

  1. Revisar herramientas y accesos

    Miro qué herramientas usas, cómo se pueden conectar y qué accesos hacen falta.

    Recibes: qué se puede automatizar y qué no, por escrito.

  2. Qué hará y cuánto cuesta

    Concreto qué hará la automatización, qué no, qué pasa cuando algo falla y cuánto cuesta.

    Recibes: presupuesto cerrado, con lo que entra y lo que no, por escrito.

  3. Desarrollar

    La programo por partes, empezando por lo que más tiempo te quita.

    Recibes: avances que puedes probar.

  4. Probar con datos reales

    La probamos con datos de verdad, incluidos los casos raros, antes de dejarla funcionando sola.

    Recibes: la lista de lo que se ha probado.

  5. Entregar

    La dejo en marcha, con avisos si falla, y te explico cómo revisarla.

    Recibes: la automatización funcionando y una guía corta.

Límites y dependencias

Te los cuento antes de presupuestar, no después.

  • Depende de tus herramientas: tienen que dejar sacar o meter datos, con un Excel, un archivo o su API. Si no lo permiten, no hay atajo.
  • Algunos programas cobran por conectarse a ellos o lo limitan según el plan. Ese coste es tuyo y lo vemos al principio.
  • Si una herramienta cambia su forma de dar los datos, la automatización necesita un ajuste. Por eso conviene un mantenimiento.
  • Trabajo con accesos propios para la automatización y con los permisos justos, no con tu contraseña personal.
  • Si mueve datos de clientes, revisamos dónde se guardan y quién los ve.
  • Lo que necesita criterio lo sigue decidiendo una persona: la automatización hace lo mismo cada vez y avisa de lo que no encaja.

Preguntas habituales

  • ¿Funciona con el programa que uso?

    Depende del programa. Primero miro si deja sacar los datos o conectarse a él, y hasta entonces no te prometo que se pueda. Si no se puede, te lo digo antes de presupuestar.

  • Ya uso Zapier o Make. ¿Tiene sentido algo a medida?

    Para casos sencillos esas herramientas bastan, y te lo diré. Lo a medida compensa cuando se quedan cortas, se complican o salen caras por volumen.

  • ¿Dónde se ejecuta la automatización?

    Depende del caso: dentro de una herramienta que ya tengas o en un ordenador en internet (un servidor) que la pone en marcha cuando toca. Si hace falta uno, su coste va aparte y queda a tu nombre.

  • ¿Y si un día falla?

    Se diseña para avisar: si una ejecución falla, lo sabes y no se pierden datos en silencio. Qué se hace entonces lo acordamos antes del presupuesto.

  • ¿Cuánto cuesta?

    Depende de cuántas herramientas haya que conectar, del volumen de datos y de lo ordenados que estén. Te doy un presupuesto cerrado por escrito después de revisar las herramientas.

¿Qué tarea repites cada semana?

Cuéntame qué haces a mano y con qué herramientas. Te digo si se puede automatizar y por dónde empezaría.

Cuéntame qué tarea repites

Otras páginas